Autore: Oxana Zarubina

Perché Pianificare?

06/06/2016
pianificare

Perché pianificare il futuro?

Bene, ora che abbiamo creato l’album dei sogni e fissato gli obiettivi per i prossimi 3 anni, non ci resta che pianificare il futuro immediato: il prossimo mese, la prossima settimana e l’indomani. Esatto, l’indomani! Se pianifichiamo la sera prima tutte le cose da fare il giorno dopo, non ci ritroveremo, come molte persone, ad alzarci la mattina e dover sbrigare le varie faccende man mano che saltano fuori.

Steve Jobs:

   «Negli ultimi 33 anni mi sono guardato ogni mattina allo specchio, chiedondomi “Se oggi fosse l’ultimo giorno della mia vita, vorrei fare quello che sto per fare oggi?”. E ogni qualvolta la risposta era no per troppi giorni di fila, capivo che c’era qualcosa che doveva essere cambiato».

Ognuno di noi ha a disposizione 24 ore al giorno, né più né meno, perciò per ottimizzare il proprio tempo e realizzare gli obiettivi è necessario pianificare!

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Ma torniamo alle 4 aree che compongono la nostra vita: salute, relazioni interpersonali, lavoro e formazione personale. Gli obiettivi che hai fissato per ogni area, di certo, non si realizzeranno da soli, perciò procurati un’agenda oppure, se ti è più comodo, puoi installare da qui www.xmind.net XMind, un software gratuito per la creazione di mappe mentali. Per essere più efficienti è necessario “scaricare” la propria testa, perché una mente sovraccarica di cose fare e da pensare è meno efficiente di una mente libera. Il prossimo passo, quindi, è trasferire la lista di cose da fare, i progetti e gli obiettivi che hai in testa sull’agenda o su un software per la creazione di mappe mentali (in inglese mind maps). In seguito dovrai ordinare tutti i punti a seconda della loro urgenza e importanza:

Attività urgenti e importanti. Sono la causa del nostro stress ed è probabile che quando inizierai con la tua pianificazione avrai molti punti da inserire in questa categoria.

Attività urgenti e non importanti. Queste attività di solito ci rubano molto tempo e non ci portano a realizzare i nostri obiettivi, perciò bisogna imparare a dire di “NO” o a delegarle a qualcun altro.

Attività non urgenti e importanti. All’interno del tuo piano queste attività vanno programmate per la settimana o il mese successivo, e vanno svolte continuando a seguire la propria routine, evitando però di farle diventare attività urgenti e importanti.

Attività non urgenti e non importanti. Se puoi, non farle o programmale per quando avrai tempo.

Evernote, un blocco note digitale, è un’applicazione che ti permette di raccogliere e salvare online tutti i tuoi documenti, foto e appunti, e di accedervi ovunque tu sia attraverso qualsiasi dispositivo. www.evernote.com

Wunderlist è un’applicazione per gestire le cose da fare e le attività. http://wunderlist.it.uptodown.com/windows

Non importa se usi un’agenda o un software, l’unica cosa importante è pianificare!

Il giorno dopo aver creato la tua lista, riprendila in mano e valutala con occhi nuovi; magari ti verrà in mente di aggiungere o togliere qualcosa, ma l’importante è classificare tutti i punti secondo il livello di importanza e urgenza.

Nel 19° secolo l’economista Vilfredo Pareto scoprì un principio divenuto molto famoso, pareto-principsecondo il quale solo il 20% delle azioni porta l’80% dei risultati. Dunque scegli dalla lista i punti più importanti che ti aiuteranno ad avvicinarti ai tuoi obiettivi e contrassegnali con A0, A1, A2, A3, e così via. Tra i punti restanti seleziona quelli che, per vari motivi, puoi fare solo tu o non puoi evitare di fare, e contrassegnali con B0, B1, B2, ecc. I punti che sono rimasti senza lettere dovrai rimandarli a quando avrai tempo o dovrai delegarli a qualcun altro.

Tutte le attività previste per la giornata contrassegnate dalla lettera A devono essere svolte subito al mattino, perché sono le più importanti e perché al mattino il livello di concentrazione e di efficienza è più alto. Dopo aver svolto queste attività, passa alle voci sotto la lettera B e, se hai ancora tempo e ci sono ancora punti rilevanti nella lista, passa alla lettera C.

Nel corso della giornata è necessario controllare continuamente la lista, in modo da non dimenticare le attività pianificate e svolgere in tempo quelle importanti. Tutto ciò che non avrai avuto tempo di fare dovrai spostarlo al giorno successivo. Se nel corso della giornata farai riferimento all’agenda, riuscirai a individuare le attività che ti rubano più tempo.

Ma tutto il resto vediamo dopo....diario

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CATEGORIE: Time Management

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